Dzięki profesjonalnym skanerom mamy możliwość eksportowania wersji papierowych do popularnych rozszerzeń plików, ale także konwertowania informacji do edytowalnej treści. W ramach oferowanej usług nasi pracownicy skanują, segregują i kopiują przekazane dokumenty na wybrany przez klienta nośnik. Cyfrowa archiwizacja skierowana jest do wszystkich firm i osób prywatnych.
Każda firma jest zobowiązana do przechowywania dużych ilości dokumentów m.in. akt osobowych pracowników, umów z kontrahentami, wyników finansowych i wielu innych. Wszystkie dokumenty w formie papierowej muszą być przechowywane w odpowiednio chroniony sposób, tak aby nie mogły zostać zniszczone i nie dostały się w ręce osób trzecich. Wiele dodatkowych obostrzeń mówiących o tym, jak powinny być przechowywane dokumenty wprowadziło rozporządzenie o ochronie danych i danych osobowych (OROD / RODO).
Na chwilę obecną nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji w formie cyfrowej, jednak jest ona dużym udogodnieniem dla prowadzących firmę czy księgowych. Warto korzystać z cyfrowej archiwizacji dokumentów, gdyż ułatwia ona znalezienie potrzebnych dokumentów, a co najważniejsze gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy. Wyobraźmy sobie, że przychodzi do księgowej pracownik i chce odszukać jakiś dokument sprzed około trzech lat. Księgowa musi iść do archiwum przeszukać zapewne stos dokumentów/teczek, aby odnaleźć tą odpowiednią gdzie taki dokument może być. Następnie całą teczkę musi przejrzeć. Mając dokumenty zarchiwizowane cyfrowo, wchodzi w dokumenty, które znajdują się na komputerze lub serwerze, wpisuje szukaną frazę potrzebnego dokumentu i już wszystko widzi. Wystarczy tylko wydrukować i przekazać pracownikowi.
Dokumenty, które można zachować w formie elektronicznej, bez konieczności trzymania oryginału w formie papierowej to:
- księgi rachunkowe i podatkowe;
- listy płac;
- sprawozdania finansowe;
- kopie dokumentów kasowych;
- dowody księgowe;
- dokumenty inwentaryzacyjne;
Wszystkie zarchiwizowane cyfrowo dokumenty powinny być zabezpieczone hasłem. Dodatkowo na serwerze lub innym komputerze powinna być stworzona kopia zapasowa.
